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How to Implement EHRs in Your Care Facility / Comment mettre en œuvre des dossiers de santé électronique (DSE) dans votre établissement de soins de santé

By Cynthia Hood  |  05 March 2014

 

EHRstep1After you have decided upon selection criteria for a new EHR system, you should take some time to prepare your staff and environment. In the process of implementation, you should determine whether or not your organization is prepared to make the change to an electronic platform from paper based records systems. Whether you are newly switching to electronic health records or merely transferring to a newer version, preparation is a necessary step. There are many reasons for your care facility to implement EHRs. This all important step of implementing an electronic system will help you understand what does and does not work for your home.

 

Assessing your current care process

At the implementation stage, you should consider several options like clinical goals, financial readiness, technical compatibility as well as other needs of your care setting. Some of the most important factors you should consider when assessing your care processes for EHR include:

 
  • Efficient and organized administrative processes
  • Clinical priorities to be addressed immediately
  • Specific requirements for specialty services
  • Quick access to financial aid for hardware
  • Computer literate and IT trained staff  
  • Established and well documented data collection
  • Seamless and effective reporting processes
  • Efficient and understood clinical workflows
 

By understanding these factors thoroughly, you can choose the right system for your organization and ensure that it is being used efficiently. This assessment can also help your care facility determine the current quality of work, resident and family satisfaction, efficiency/productivity of staff and quality of care offered by you and your coworkers.

 

Determining your future goals

The next step in implementing electronic health records is to determine your future plans and goals for your care facility. Start by specifically addressing the differences that will improve your processes and the care you provide. Question yourself on how you want the practice to improve for the staff providing care and the resident experience. Create well documented, specific and achievable goals at this stage of the process to ensure a smooth transition from paper records to electronic ones.

 

As mentioned before, it is very important to make plans the SMART way i.e. specific, measurable, attainable, relevant, as well as time bound. At the end of the implementation process, you should have successfully created and designated a leadership team with a unified vision. Ensure that you regularly assess your goals in the future and align your staff to understand and master the nuances of using electronic health records. Regardless of the size of your care facility, a new EHR system implemented the right way can make a significant difference and boost your productivity, efficiency and quality of service.

 

Comment mettre en œuvre des dossiers de santé électronique (DSE) dans votre établissement de soins de santé

 

Une fois que vous avez décidé sur les critères de sélection d’un nouveau système de DSE, vous devriez prendre un peu de temps pour préparer votre personnel et votre environnement. Lors du processus de mise en œuvre, vous devez déterminer si votre organisation est prête à faire le changement d’une base de systèmes de dossiers manuels à une plate-forme électronique. Que vous soyez nouvellement passez aux dossiers de santé électroniques ou simplement transférer vers une nouvelle version, la préparation est une étape nécessaire. Il y a plusieurs raisons pour que votre établissement de soins mettre en œuvre des DSE. Cette étape importante de la mise en œuvre d’un système électronique vous aidera à comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour votre établissement.

 

Évaluer votre processus de soins actuel

Au stage de la mise en œuvre, vous devriez envisager plusieurs options comme, des objectifs cliniques, la préparation financière, la compatibilité technique ainsi que d’autres besoins de votre établissement de soins. Certains des facteurs les plus importants que vous devriez considérer lors de l’évaluation de vos processus de soins pour les DSE incluent :

 
  • Des processus administratifs efficaces et organisés
  • Les priorités cliniques à être traitées immédiatement
  • Les exigences spécifiques pour les services spécialisés
  • L’accès rapide à une aide financière pour le matériel
  • Du personnel avec des connaissances et de l’entrainement en informatique
  • Une collecte de données et de documentation bien établie
  • Un processus de rapport transparent et efficace
  • Un flux de travail clinique efficace et bien compris
 

En comprenant ces facteurs à fond, vous pouvez choisir le bon système pour votre organisation et vous assurer qu’il est utilisé efficacement. Cette évaluation peut également aider votre établissement de soins à déterminer la qualité du travail actuel, de la satisfaction des résidents et leur famille, de l’efficacité et la productivité du personnel et de la qualité des soins offerts par vous et vos collègues de travail.

 

Déterminer vos objectifs futurs

La prochaine étape dans la mise en œuvre des dossiers de santé électroniques est de déterminer vos plans et vos objectifs futurs pour votre établissement de soins. Commencez par adresser spécifiquement les différences qui vous permettront d’améliorer vos processus et les soins que vous fournissez. Interrogez-vous sur la façon que vous voulez améliorer vos soins qui sont fourni par votre personnel et aussi améliorer cette expérience pour le résident. Créez des objectifs bien documenté, précis et réalisables à ce stade du processus pour assurer une transition en douceur à partir de dossiers manuels vers un système de dossiers de santé électroniques.

 

Comme mentionné précédemment, il est très important de faire des plans de façon LOGIQUE, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents, ainsi que limités dans le temps. À la fin du processus de mise en œuvre, vous devriez avoir créé et désigné avec succès une équipe de direction avec une vision unifiée. À l’avenir, assurez-vous d’évaluer régulièrement vos objectifs et alignez votre personnel à comprendre et à maîtriser les subtilités de l’utilisation des dossiers de santé électroniques. Indépendamment de la taille de votre établissement de soins, un nouveau système de DSE en œuvre de la bonne façon peut faire une différence significative et augmenter votre productivité, votre efficacité et votre qualité de service.

 

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